リモートチームで仕事をするのは、世界各地に散らばる多様な人材プールを活用するすぐれた方法です。どんな役職やプロジェクトであっても、ビジネスを成功させるのにふさわしい人を見つけられるでしょう。
とはいえ、リモートチームの仕事を束ねるためには、社内勤務チームの管理とは異なるアプローチが求められます。コミュニケーション不足、認識不足、スケジュール調整の難しさなど、さまざまな課題を克服しなければなりません。
つまり、リモートチームが最高のパフォーマンスを発揮できるようにするためのプロセスを設ける必要があるということです。この記事では、その目標達成に役立つヒントや手段を紹介します。
1. コミュニケーション・チャンネルの整備
どんなチームであっても、成功するためには効果的なコミュニケーションが絶対に欠かせません。リモートチームなら、なおさらです。
対面コミュニケーションができない場合、さまざまなコミュニケーション・チャンネルを整備して、バーチャルチームにありがちなコミュニケーションのミスを克服し、全員が同じ認識を共有できるようにしましょう。
リモートチームが一般的に抱えるコミュニケーション課題の克服に使えるツールとしては、Eメール、ビデオ会議システム、インスタントメッセージング・プラットフォームなど、いくつかの種類があります。
それぞれのツールで機能が異なるので、チームのニーズや特定の用途に最適なものを選びましょう。
たとえば、簡単な会話や質問なら「Slack」などのメッセージングアプリ。クライアントとのコミュニケーションならEメール。バーチャル会議やチェックインミーティングを開くなら、「Zoom」などのビデオ会議ソフトウェアが使えます。
どのコミュニケーション・チャンネルを選ぶにしても、全員がその目的を把握し、適切に使えるようにしましょう。
2. 「デジタル・プレゼンティズム」ではなく、生産性を優先
各地に分散するチームが最高のパフォーマンスを達成するためには、従来型オフィスモデルで必要とされた「プレゼンティズム」の克服が欠かせません。
「デジタル・プレゼンティズム」とは、実際の成果ではなく、コンピューターの前で過ごした時間で生産性を測ることです。
リモートチームで働く際には、1日中スクリーンにはりついていることをチームに期待するのではなく、SMART（具体的、測定可能、達成可能、関連性のある、期限のある）プランの策定に注力しましょう。
チームの目標達成をあと押しし、オンラインで過ごした時間ではなく、成果に報いるようにするといいでしょう。
チームメンバーが、それぞれ一番生産性の高い時間に仕事をする自由を得られると、全員の時間を最大限に活用できるようになるからです。
また、フレキシブルな労働時間と集中力の向上を促進することは、生産性を損なう「常時対応」文化から脱却し、成果を重視する文化へ向かうことにつながります。
3. 適切なコミュニケーション・ツールの選択
効果的なコミュニケーションは、チームに力を与え、生産性を高めます。メッセージへの対応に費やす時間を減らし、実際の業務にあてる時間を増やすのは、理にかなったことです。
業務用デバイスに接続していた時間ではなく、成果を重視する文化を行きわたらせる最善の方法の1つが、非同期コミュニケーションを促進するツールの活用。
状況によっては、インスタントメッセージングにも利点はありますが、絶え間ない受信音や通知やメッセージが、注意をそらせたり、頭を休めるための休憩を難しくしたりする場合もあります。
全員が同時に対応できる状態を期待するのではなく、それぞれに都合のよい時間に対応できるようにする非同期コミュニケーションは、複数のタイムゾーンで働くチームに便利です。
「Qatalog」「Twist」「Yac」などの非同期コミュニケーション・ツールを使えば、仕事の邪魔を最小限に抑えながら、それぞれが最高の力を発揮するために必要な情報をもれなく伝えることができます。
4. テクノロジー的な障害に備える
テクノロジーは、時に諸刃の剣になります。コンピューターやバーチャルチーム向けツールは、チームのつながりを保つのに役立ちますが、絶対確実なものなどありません。
チームメンバーが、業務の遂行を妨げる技術的な問題に直面することもあるでしょう。また、全員がばらばらの地域で働いている状況では、社内ITチームがチーム全員の問題をただちに解決できるとは、必ずしも期待できないかもしれません。
チームのワークフローに大きな混乱が生じることを避けるためには、リモートワークでありがちな技術的問題に対処できるよう、チーム全員が備えておくことが必要不可欠です。
これには、よくあるネットワークエラーの解決方法の把握や、サイバーセキュリティの脅威への対応も含まれます。
技術的な問題が起きた時にどうすればいいのか、チームメンバーがわかるように、社内Wikiにトラブルシューティングのチュートリアルを追加してもいいでしょう。
5. 効果的な文書化戦略の整備
チームが最高のパフォーマンスを発揮できるようにするための最善の方法の1つが、包括的な文書化戦略の整備。
文書化はどんな組織にも欠かせませんが、果てしないメッセージとEメールに紛れて情報が行方不明になりがちなリモートチームではとくに有益です。
プロジェクト概要や、作業手順の説明、あるいは議事録など、必要な情報をチームメンバーがすばやく共有・保存・閲覧できる共通プラットフォームを確保しましょう。
よく整備された文書化システムがあれば、チームメンバーが必要なものを必要な時に見つけるのが簡単になりますし、全員が同じ認識を共有するうえでも役立ちます。
「Tettra」などのソフトウェアソリューションを使って職場の内部Wikiを作成すれば、関連情報がすべて集まる中心的なハブとして利用することも可能です。
このツールでは、情報をカテゴリーごとに整理できますし、特定のメンバーに特定の文書の編集権限を与えることもできます。
6. フィードバックの授受
たとえ最高のチームであっても、改善の余地がなくなることはありません。リモートチームのリーダーは、全員が効率的に働き、成長してキャリアアップするのに必要なフィードバックを受けられるようにする責任があります。
そのためには、定期的なビデオ通話でのチェックインミーティングを組織したり、監督者がフィードバックを書面で送るようにしたりするといいでしょう。
もしかしたら、チームのメンバーのほうにも、リーダーであるあなたや会社に対して貴重なフィードバックがあるかもしれません。とはいえ、たいていの人は、ビデオ会議で発言したり、メールに書いたりするのは気おくれするかもしれません。
「Officevibe」などのチーム管理用ツールを使えば、全員の声を確実に拾いあげることが可能です。
このツールには、匿名によるフィードバックオプションがあるので、内向的なメンバーであっても、不安を感じずに正直な考えを打ち明けることができます。
それによりリーダーは、チームのニーズを明確に把握し、チームが本領を発揮するために必要な措置をとれるようになるでしょう。
7. 社交の促進
在宅勤務は時に孤独で、仕事のやる気や士気に影響を及ぼすことがあります。
物理的なオフィスがないため、同僚と実際に顔を合わせ、ちょっとしたおしゃべりができない時には、チーム内の仲間意識を高めるバーチャルソリューションを見つけることが不可欠です。
たとえば、チームメンバーが気軽な会話を交わせるバーチャル談話室をつくってもいいでしょう。
方法としては、メンバーがおもしろおかしい話を披露したり、趣味のことを話しあったり、仕事とは関係のない会話をしたりできるグループチャットなどが考えられます。
熱意とモチベーションを維持するために、バーチャルでのコーヒーブレークを計画するという手も。たとえば、誰もが参加できて、笑ったり、ゲームをしたりできるプライベートなビデオ会議もいいでしょう。
前向きなリモートワーク文化をつくる
どんなリモートチームでも、皆の潜在能力を余すところなく発揮してもらうためには、前向きな仕事文化の構築が欠かせません。その目標を達成するには、リモートワークに対するアプローチをリーダーがつねに評価し、改善する必要があります。
ここで紹介したヒントを採り入れながら、リモートチームの連帯感とやる気を高めるのに役立つ創造的な方法を見つけましょう。
そうすれば、リモートチームの能力を最大限に引き出せる効果的な仕事文化をつくり、組織の将来的な成功を確実に導けるはずです。
Original Article: 7 Essential Tips to Improve Your Remote Team's Performance by MakeUseOf
からの記事と詳細 ( リモートチームのパフォーマンスを向上させる7つのヒント - Lifehacker JAPAN )
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