2020年を表すのにピッタリな言葉のひとつが｢分断｣です。
いつもの生活のリズムは、スタート、ストップ、またスタートと何度も中断されています。また、職場、学校、自宅にある自然な仕切りの多くが崩壊しています。
あまりにも多くの変化が起こっている最中なので、在宅勤務のスケジュールは非常に乱れやすくなっています。
自分がそのような状況にあるという人に、救済手段があるとお知らせしたいです。
制御できない要素がたくさんあるので、しっかりとしたフローになるとは限りませんが、時間管理のコーチとして、また在宅勤務を15年間続けている者として、在宅勤務のスケジュールを改善し、ストレスを軽減することができる方法をお教えします。
私が在宅勤務でやっている上位のティップスはこちらです。
1. 決まった時間に起きる
1日のスケジュールの中では予測できないことが起こりうるので、自分で決めたルーティンに従うことが非常に重要です。
中でも、起床と就寝の時間が大事です。
体内時計や仕事のスケジュール、個人的にやらなければならないことがうまく回る時間を決め、それに従いましょう。そして、月曜〜金曜までその時間に目覚ましのアラームをセットします。
また、必要であれば、寝る準備を始めなければならない時間を知らせる就寝時間のアラームも、日曜〜木曜の夜にセットします。
2. 朝、自分の時間をつくる
毎日、短時間でも｢自分のための時間｣を確実に取るには、朝少なくとも1つは自分のために何かしましょう。
5〜10分のコーヒータイムや読書、日記をつける、窓の外を眺めるなど、簡単なことでいいのです。もしくは、もう少し時間のかかる運動もいいでしょう。
すぐに気分が落ち着き、集中できることをするのが大事です。他の人の要求に答えているだけではないと感じられます。
3. その日の計画を立てる
自分のスケジュールを組み立てるのに、週毎と日毎の両方の計画をするのがおすすめです。
しかし、週毎の計画を立てるのは大変そうだと思う場合は、その日の計画を立てることから始めましょう。決まった時間にやるべきことをスケジュールに入れ込むというのは、複雑なことになります
日毎の計画は、その日やらなければならないことの上位2〜3個と、時間に制約のあるちょっとしたタスクをメモするくらい簡単なものでいいのです。
会議の合間に、毎回その日のToDoリストや計画を見直して、やったことを消してみてください。
こうすることで、休憩時間にメールの返信に時間を取られたり、勤務時間後に｢本当の仕事｣をやることもなくなります。
4. メールの返信はまとめて行なう
仕事環境によっては、四六時中メールをしなければならないこともあります。
しかし、多くの場合、1時間程度はどこかで休憩を取ることができるので、目の前の至急の仕事に集中し、それから仕事が終わったらメールの返信をするのがいいでしょう。
できれば、グループ宛のメールの返信やその他のメールは、1日2〜3回でまとめてやります。
また、スマホとの関係にも注意しましょう。たとえば、ショートメッセージに関しては、急を要するものはすぐに返信しますが、それ以外のものは朝に返信して、仕事が終わった後にまた確認します。
5. 仕事の終了時間を決める
家から仕事をしていると、夜まで仕事を続けてしまいがちです。仕事の開始時間だけでなく、終了時間も明確にした方がいいです。
仕事の終了時間を決めたら、それを守りましょう。そうすることで、その日のうちに集中して生産的に仕事を終わらせようというモチベーションになり、仕事の後の時間を楽しむ余裕が生まれます。
自分がきちんと仕事をやめるようにするために、友だちと電話をする、家族と食事をする、運動をするなど仕事の後の予定を決めます。仕事をやめる理由があれば、仕事を終らせることに説得力が増します。
6. 子育て中の人のためのアドバイス
今秋から、週5日完全に学校に戻る子どももいれば、リモート学習とのハイブリッド型になる子どもまで、学校の状況によって大きく変わります。
自分の子どもが週何日か、もしくは完全に家からリモート学習することになっていて、あなたがシングルマザー／ファザーだったり、フルタイムで共働きだったりする場合は、非常に厳しい状況だと思います。
さらに、子どもが小さかったり、障害を抱えていたりする場合は、誰の手も借りずにその状況を管理することはできないかもしれません。
このような状況に置かれている私のクライアントのほとんどが、ベビーシッターや家庭教師を雇うか、デイケアや学童のようなところに子どもを預けています。
そのようなことができない場合は、少なくとも毎日子どもと一緒に、明日は何をするかを話す時間を取りましょう。用意するもの、ログイン、クラス時間のアラームなどを、前日の夜までにできるだけ準備させるようにします。
また、子どもが自分のやるべきことをきちんとやっているかを確認するために、学校の授業終わりに毎日のチェックポイントを設けた方がいいです。これは、賢くていい子にとっても大きな問題なことが多いです。
また、子どもと一緒に、学校が終わったらやることのアイデアを出し合って、子どもが1日中パソコンやタブレットなどの画面を見ていないようにしましょう。
＊＊＊
2020年が終わるまで約4ヶ月あります。在宅勤務のスケジュールをうまく管理できていない場合は、上記のポイントを押さえながら見直して、残りの1年に向けて再スタートを切りましょう。
そうすれば、より良く今年を終えることができるはずです。
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Image: Monkey Business Images/Shutterstock.com
Originally published by Fast Company ［原文］
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